Informacje ogólne
Samodzielny moduł systemu QDA przeznaczony do sprawnego i szybkiego zarządzania dokumentacją systemu jakości a w efekcie zastąpienia systemu papierowego wersją elektroniczną. Istniejące systemy zarządzania, takie jak DIN EN ISO 9001:2000 wymagają zarządzania dokumentacją. Każdy kto pisał albo poprawiał instrukcje ręcznie wie ile czasu to pochłania oraz ile może to generować omyłek mimo starannej pracy. Trzeba podkreślić, że czas temu poświęcony ma bardzo mały wpływ na wydajność systemu zarządzania. Stąd bardzo ważna jest możliwość zredukowania czasu i ilości błędów za pomocą prostych narzędzi. Takie narzędzia oferuje moduł QDA - Zarządzanie dokumentacją.
Zastosowanie
Zastosowanie oprogramowania jest bardzo szerokie ze względu na to, że służy do nadzorowania dokumentacji wg ISO 9001, ISO/TS 16 949, ISO 14001, PN-N 18 001, dokumentacji technicznej i branżowej. Zarządzanie dokumentacją wymaga aby dokumenty dostarczane były na stanowiska robocze I do odpowiednich osób w zawsze aktualnej wersji. Drukowanie, kopiowanie i dystrybucja dokumentów generują w rzeczywistości ogromne koszty, które niepotrzebnie zwiększają koszty utrzymania systemu jakości. Dziś niemal każde przedsiębiorstwo posiada lokalną sieć komputerową, która w naturalny sposób powinna być wykorzystana do zarządzania i dystrybucją dokumentów. QDA Doku pomaga zautomatyzować tę procedurę.
Funkcje oprogramowania QDA rozszerzające jego zastosowanie:
Nieograniczone możliwości tworzenia kryteriów zamówienia I hierarchii poziomów zależnych od struktury organizacyjnej zakładu
Zarządzanie szeroką gamą formatów (kompletny zakres formatów MS Office, JPG, CAD, PDF, e-mail)
Atrakcyjna forma wdrożenia programu połączona ze szkoleniem I konsultacjami co do systemu jakości w zależności od zapotrzebowania zamawiającego
QDA jest programem stworzonym dla środowiska opartego o procesy, dzięki temu możliwe jest rozpoczęcie pracy z programem w szybki i intuicyjny sposób.
Oprogramowanie QDA-Doku pomaga w zarządzaniu i publikowaniu każdego rodzaju plików zgodnie z kryteriami zdefiniowanymi wcześniej przez Użytkownika. QDA Doku jest w szczególności silną pomocą w przypadku zarządzania dokumentacją kompleksowego systemu zarządzania w firmie. Dzięki zintegrowanemu interfejsowi do MS Word, Excel, Powerpoint, Visio and Project dokumenty są tworzone, edytowane w obecnie wykorzystywanym środowisku (pakiecie biurowym). QDA Doku używa tych interfejsów do integrowania odpowiednich wskaźników (takich jak: status dokumentu, właściciel dokumentu, osoba powołująca dokument, grupa docelowa i adresaci dokumentów, itp.) w dokumencie. Te stworzone dokumenty mogą z kolei zostać przypisane do konkretnych działów , stanowisk czy procesów. QDA Doku również automatycznie tworzy listy, które są wymagane dla systemu zarządzania jakością: np. lista dokumentów. Inną funkcją jest Możliwość przeszukiwania zawartości i publikowania w formatach RTF i PDF oraz HTML dla publikacji sieci Internet czy Intranet.
Korzyści
Administrowanie dokumentami (np. dla system zarządzania jakością), linkami I zewnętrznymi dokumentami (jak normy, książki, wymagania Klientów)
Zarządzanie auditami z automatycznym archiwizowaniem, śledzeniem procesu, zmianami I statusem dystrybucji
Definiowanie poziomów dostępu poszczególnych użytkowników oraz definiowanie listy dystrybucyjnej dla wiadomości e-mail potrzebnych przy tworzeniu, opiniowaniu I zatwierdzaniu dokumentów,
Informowanie odbiorców lub grup odbiorców bezpośrednio na e-mail
Nieograniczona ilość baz danych może być stworzona dla pokrycia wszystkich obszarów i procesów działalności firmy
Dowolność w tworzeniu zakresów dokumentów i kryteriów po jakich będą katalogowane i przeszukiwane
Zastosowanie standardowych szablonów I formularzy Word - możliwość tworzenia wyglądu dokumentów zgodnych z wymaganiami Klienta
Bezpośredni dostęp do wszystkich plików I linków
Dynamiczne aktualizowanie dokumentów
Śledzenie wszystkich projektów: zarządzanie zadaniami i datami włączając w to funkcję zapamiętywania zdarzeń i sygnalizacji kolorami (czerwony/żółty/zielony) tzw. „traffic lights"
Wielojęzyczność programu z możliwością polskiej wersji językowej
Obszerny filtr danych I elastyczne możliwości wyszukiwania po wielu kryteriach
Wyszukiwarka słów
Wstawianie dokumentów technika przeciągnij I upuść „drag and drop"
Spełnienie wymagań systemu jakości co do podejścia procesowego
Tworzenie dowolnej liczby dokumentów w dowolnej wykorzystywanej aplikacji : np. Microsoft Office
Łatwa integracja funkcjonujących już dokumentów
Konwersja do formatu HTML dla prezentacji przez Internet (dostępna opcja poprzez jeden klawisz !)
